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2004-12-17
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| Revision 2.2.0 | 2004-10-20 | pp |
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| Revision 2.2.0p1 | 2005-02-06 | sh |
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Cela signifie :
Qu'il est librement utilisable : pas de coût de licence, liberté de modifier le produit pour l'adapter à ses besoins...
Qu'en l'adoptant, le client devient « co-propriétaire » du produit. En particulier, il peut librement installer ou non des nouvelles versions, participer aux développement en les finançant ou en les réalisant lui-même.
L’utilisation d’un logiciel Open Source tel que Koha vous garantit un meilleur suivi et une parfaite maîtrise de votre système de gestion de bibliothèque.
Dans le cadre de l’utilisation d’une solution commerciale, vous êtes liés à un éditeur en terme de service et de développements additionnels, et le support est dépendant de la santé financière de cet acteur et de sa propre pérennité,
Dans le cadre d’un logiciel libre, l’ouverture et la disponibilité du code vous permettent de vous tourner vers tout intégrateur de solution Open Source pour une demande de développement additionnelle,
Un logiciel libre étant indépendant de toute structure commerciale, son évolution se fait en totale autonomie,
Si vous le souhaitez, il vous sera toujours possible de vous approprier la connaissance du logiciel et d’en assurer le développement vous-même.
Les développeurs du produit sont soucieux de s’attacher, tout au long des développements, à un suivi strict des normes et des standards, et en particulier des règles suivantes :
Respect des normes métiers : Z39.50, UNIMARC, iso2709.
Respect des normes techniques : l’OPAC est « XHTML valide », et respecte les normes d’accessibilité.
De par sa technologie, Koha s'intègre à votre plateforme technique quelle qu'elle soit :
Respect de votre back office : Koha s'installe sur un serveur sous Linux, Unix, ou MacOS.
Respect de vos postes clients : Koha nécessite uniquement un navigateur internet (graphique, voire texte pour l'OPAC). Koha fonctionne donc sur PC sous windows, PC sous linux, Mac, voire station de travail UNIX.
Respect de votre architecture réseau :
Koha s'intègre dans tout réseau TCP-IP
Koha s'accomode faibles débits. Il est tout à fait utilisable sur des connexions de type « RTC ». Ceci tant au niveau de l'interface bibliothécaire que de l'interface publique (OPAC)
L’expertise liée au domaine de la gestion de bibliothèques, en particulier sur le produit Koha, réside dans le panel des compétences des différentes sociétés impliquées dans le projet, notamment en France :
Paul POULAIN, consultant indépendant en logiciels libres, il est l'un des piliers de l'équipe de développement de Koha depuis mi-2002. Il est le principal auteur des fonctions MARC, et responsable de la version 2.2 au niveau international. Intervenant depuis plusieurs années dans le milieu des bibliothèques, il maîtrise parfaitement les contraintes métiers qui y sont associées.
Linagora, Société de Services en Logiciels Libres se positionne aujourd'hui comme le leader de ce marché en déclinant une offre de services unique, basée sur le conseil, la construction et l'exploitation de solutions libres.
DoXulting, créée en 2000, doXulting est une société indépendante spécialisée en ingéniérie documentaire. Son métier consiste à concevoir, mettre en oeuvre et assurer le suivi de systèmes de gestion de l'information.
Ce groupement est à même de vous proposer un panel de prestations couvrant l'ensemble des besoins d'une bibliothèque.
Au niveau international, plusieurs sociétés et bibliothèques sont également partie prenantes du projet :
en Nouvelle Zélande (origine du produit)
en Grande Bretagne
aux USA
en Argentine
Le meilleur des deux mondes se trouve donc associé : La liberté et le dynamisme d'un logiciel libre Les garanties apportées par des professionnels de l'informatique et de l'ingénierie documentaire.
Koha a été déployé avec succès et est actuellement utilisé dans les établissements français suivants :
Bibliothèques Publiques de Lecture :
Communauté de Communes de Lafrançaise,
Centres de documentation :
Esiee, école d'Ingénieur de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris,
Ecole des Mines de Nantes,
Ecole Nationale Supérieure des Mines de Paris
Ecole de Commerce Wesford (Grenoble)
Bibliothèques de recherche :
Bibliothèque du Centre Roland Mousnier et de l'IRCOM, université Paris IV Sorbonne.
Unité de Logique, Université de Paris VII Jussieu
Bibliothèques religieuses :
Abbaye des Dombes (Ain),
Bibliothèque Diocésaine de Chambéry,
Dans le monde entier, de nombreuses autres bibliothèques l’utilisent (un logiciel libre pouvant être librement installé, le nombre exact d'utilisateurs est impossible à connaître. Il est de manière certaine supérieur à 50).
Koha est un outil reposant sur :
des outils sous licence libre uniquement
une plate-forme 100% web.
Système d'exploitation serveur :
Linux, OpenBSD, FreeBSD, MacOS X, autre Unix
Serveur Web :
Apache
Langage de développement :
Perl
Base de données
mySQL
Koha nécessite un navigateur Internet récent :
Mozilla est conseillé, mais pas obligatoire (Koha fonctionne sous Internet Explorer)
Certaines vérifications de cohérence dans la saisie des données sont faites sur le poste client, le javascript doit donc être activé.
L'interface publique (OPAC) est conforme à la norme XHTML1.0 : l'outil est donc compatible avec les navigateurs alternatifs.
En particulier l'OPAC peut être utilisé par les personnes ayant un handicap (navigateur braille, synthèse vocale, navigateur texte...)
Koha est un SIGB comportant les modules habituels d'un tel outil :
Acquisitions
Catalogage
Lecteurs
Circulation
OPAC pour l'accès public
Mais également des options originales :
des possibilités de personnalisation ergonomique très avancées.
La notion d'étagère virtuelle : les étagères virtuelles permettent, par exemple, à un professeur de définir des ouvrages en rapport avec un sujet donné. Pour les chercheurs, il est possible de définir des étagères servant de bibliographie pour une thèse... Les étagères virtuelles sont de 3 types : privées, publiques, libres. Les étagères privées ne sont accessibles qu'à leur créateur. Les publiques sont gérées par leur créateur seulement mais visibles par tous. Les étagères virtuelles libres sont créées par un utilisateur et peuvent être alimentées par tous les utilisateurs (OPAC ou interface bibliothécaire)
Les fonctionnalités manquantes sont développées par :
Des bibliothèques mettant à disposition du projet des développeurs.
Des bibliothèques finançant des développements spécifiques qui sont reversés dans le « pot commun »
Des professionnels de l'informatique et de l'ingénierie documentaire qui souhaitent s'investir commercialement dans les services associés au logiciel, tels Linagora ou moi-même en France.
Des volontaires qui développent des fonctionnalités sur leur temps libre.
L'administrateur peut attribuer à chaque utilisateur professionnel une ou plusieurs des habilitations suivantes :
Super-bibliothécaire : toutes les fonctionnalités accessibles.
Circulation : autorisation d'effectuer les taches de circulation.
Catalogue : recherches dans le catalogue.
Paramètres : administration des paramètres systèmes.
Lecteurs : gestion des lecteurs (ajout, modification, suppression...).
Permissions : administration des habilitations
Réservations pour les autres : effectuer des réservations pour tout lecteur.
Réservations pour soi : poser des réservations pour soi-même.
Prêt : effectuer les prêts.
Cataloguage : administrer le catalogue.
Dettes : gérer les dettes d'un lecteur (encaisser les paiements, saisir des dettes...)
Les lecteurs n'ayant pas accès à l'interface bibliothécaire peuvent s'identifier dans l'OPAC et bénéficier dans ce cas des fonctionnalités suivantes :
Recherche dans le catalogue.
Poser des réservations pour soi-même.
Visualiser sa fiche lecteur.
Il existe 2 modules d'acquisition dans Koha :
module simplifié
module complet
Le module simplifié permet d'acquérir les ouvrages et de les entrer dans le catalogue de manière directe.
Il ne gère pas les questions budgétaires, les commandes aux fournisseurs...
Le module complet permet de gérer :
les budgets et postes budgétaires
les fournisseurs
les commandes, par l'intermédiaire de paniers de commande. Les commandes font ensuite l'objet d'une procédure de réception à la livraison.
Les commandes peuvent être imprimées triées par éditeur ou par poste budgétaire puis éditeur.
La consommation budgétaire est découpée en 3 parties :
Budget disponible
Budget engagé : lorsqu'une commande est passée, le budget correspondant est engagé.
Budget consommé : lorsqu'une commande est réceptionnée, le montant budgétaire est définitivement marqué comme dépensé. Le montant de la facture saisi à la réception peut être différent du montant initialement engagé.
Koha gère les commandes en multi-devises, les remises fournisseurs, les livraisons partielles...
Un fournisseur peut être désactivé. Dans ce cas, il est seulement possible de réceptionner des commandes passées.
La gestion budgétaire dans Koha ne bloque jamais l'utilisateur, même en cas de dépassement. Dans ce cas, le tableau de synthèse signale le dépassement par rapport au budget initialement saisi.
Pour chaque ligne de commande, 2 champs supplémentaires libres sont disponibles pour un traitement statistique ou financier (prescripteur de la commande, complément budgétaire...)
Chaque commande peut être individuellement « clôturée » pour empêcher toute modification ultérieure.
Des recherches dans l'historique des commandes peuvent être effectuées à partir du titre, de l'auteur et/ou du fournisseur.
Un module de suggestion est disponible dans l'OPAC de Koha et dans le module d'acquisition.
Il peut être activé ou non selon le choix de la bibliothèque. S'il est activé, les lecteurs identifiés peuvent émettre des suggestions d'acquisition. Koha informe automatiquement par mail la suite donnée à chaque suggestion (acceptée, rejetée). Si elle est acceptée, elle peut être récupérée lors d'une commande à un fournisseur. Lorsque la commande est passée, puis livrée, le lecteur demandeur est là aussi informé par mail de l'évolution de sa suggestion.
Koha gère :
l'UNIMARC
la recommandation 995.
Les thésaurus et listes d'autorité
l'import de notices au format iso2709 (réservoir) et z3950 (client) pour le cataloguage rapide
Le module de catalogage est l'un des principaux points forts de Koha :
Plusieurs « frameworks » peuvent être définis pour cataloguer différemment les monographies, les ressources électroniques, les périodiques...
La grille de catalogage d'un framework (=éditeur MARC) est divisée en 10 onglets différents, permettant d'organiser la saisie en fonction des habitudes de la bibliothèque : les champs les plus fréquemment utilisés peuvent être mis dans l'onglet 0, les champs plus rarement utilisés étant disponible en 1 seul clic. Ce principe est la garantie d'un cataloguage efficace et rapide.
Bien entendu, chaque champ et sous-champ UNIMARC est présenté à l'utilisateur mais sous une forme explicite (titre, première mention de responsabilité...). Le code correspondant est également visible en cas de besoin ou de préférence.
De plus, chaque sous-champ UNIMARC peut se voir affecter des contraintes :
Sous-champ obligatoire.
Sous-champ répétable.
Format de la saisie :
Format libre. Il n'y a aucune contrainte.
Sous-champ à « valeurs autorisées ». Une liste présente les valeurs possibles pour le sous-champ. Ce type de contrainte est utilisé, par exemple, pour la langue du document, pour le type d'ouvrage (CDROM, monographie...)
Sous-champ connecté à un thésaurus/liste d'autorité. Dans ce cas, un symbole ... permet au catalogueur d'ouvrir une nouvelle fenêtre qui permet de faire une recherche dans le thésaurus. Il est possible de gérer un nombre illimité de thésaurus/listes d'autorité (Noms Propres, Noms Communs, Collectivités auteurs...)
Sous-champ à gestion spécifique (=plug-in). Le traitement effectué par le plug-in est quelconque. Par exemple, un plug-in existe pour les éditeurs et les collections. En fonction du début de l'ISBN de l'ouvrage, l'éditeur est automatiquement trouvé. En fonction de l'éditeur, la liste des collections est automatiquement proposée au catalogueur. La version 2.2 propose des plugins pour l'ensemble des champs 1xx de la norme UNIMARC
Contraintes complémentaires :
champ « caché » : géré et visible dans l'éditeur MARC, mais invisible pour l'OPAC.
Champ « URL » : le champ est un lien cliquable dans l'OPAC.
« synonymes sémantiques » : cette contrainte permet d'étendre une recherche sur ce champ à d'autres champs qui ont la même signification sémantique. Par exemple, une recherche sur le 200$f (auteur) pourra automatiquement être étendue aux champs 700 (autorités auteurs) et au 200$g (auteurs secondaires)
A chaque notice bibliographique peut être attachée une ou plusieurs notices d'exemplaire.
La cote peut être pré-calculée :
A partir de la classification Dewey de la notice bibliographique
A partir de la classification LoC
Il peut également être vide par défaut.
Dans tous les cas, la cote est modifiable au moment du catalogage de l'exemplaire. La localisation d'un document peut être définie sur 3 niveaux différents :
L'annexe
La localisation (= la pièce, l'étage, le bureau...)
La cote.
Pour accélérer le cataloguage, Koha propose :
la gestion d'un réservoir, au format iso2709
un client z3950 pouvant utiliser plusieurs serveurs z3950.
Ce qui permet de récupérer des notices déjà saisies pour accélérer le cataloguage. La bibliothèque n'a ensuite plus qu'à ajouter ses données locales bibliographiques, et ses données d'exemplaire.
La bibliothèque des Dombes utilise un réservoir de 40 000 notices d'éditeurs religieux. La bibliothèque du Centre Roland Mousnier (Paris 4 – Sorbonne) utilise le client z3950 sur le serveur de la BNF pour la cataloguage de son fonds ancien.
Pour le théâtre de la digue les fonctions suivantes seront mises en place :
Paramétrage du serveur z3950 de la BNF[1] pour le catalogage rapide des notices d'ouvrages datant de plus de 6 mois.[2] Pour toutes ces notices, le catalogage pourra se faire en 3 clics (hors éléments locaux tels que cote et code barre d'exemplaire) :
Saisie de l'ISBN de l'ouvrage (ou scan à l'aide de la douchette code-barre)
Clic sur le bouton « recherche z3950 ».
affichage des notices. Clic sur la notice voulue.
Correction éventuelle, puis validation.
Ajout des éléments locaux.
Dans sa version 2.2, Koha gère les listes d'autorité au format UNIMARC. Comme pour les notices bibliographiques, plusieurs catégories d'autorités peuvent être définie, chaque catégorie disposant de son propre paramétrage.
Une notice d'autorité comporte un champ principal, qui sera le champ recopié dans la notice bibliographique.
Le lien entre la notice d'autorité et la notice bibliographique est automatiquement géré par Koha.
Les données sont disponibles sous forme MARC, sous forme simplifiée et sous forme ISBD, tant dans l'interface bibliothécaire que dans l'OPAC.
Dans l'interface bibliothécaire la recherche peut porter sur n'importe quel champ MARC. Les fonctions évoluées (et/ou, sauf, recherche sur 1 mot, le début, >, < ...) sont également disponibles.
Les résultats peuvent être triés selon plusieurs critères et des recherches peuvent être automatiquement faites sur des « synonymes sémantiques » (par exemple, une recherche sur l'« auteur » cherchera aussi parmi les co-auteurs).
Dans l'interface publique (OPAC), la recherche se fait de manière simplifiée (recherche sur des champs « en clair », comme titre, auteur, pas sur les champs MARC).
Koha gère la liste des mots vides, qui est définie par la bibliothèque (les mots français étant fournis en standard).
L'architecture de la base de donnée fait que toutes les recherches se font normalement de manière indexée, ce qui :
Permet des temps de réponse excellents.
Permet de faire des recherches sur toutes les zones UNIMARC utilisées par la bibliothèque, y compris les notes (sauf les notes > à 255 caractères).
Dans la version 2.2, il est possible d'enregistrer des abonnements à des revues, et de suivre l'arrivée des bulletins.
Koha gère les bulletins en retard, les lacunes, les relances aux fournisseurs.
Koha gère les numérotations complexes, propose 11 périodicités différentes (de quotidien à annuel), les numéros en retard et les numéros hors-série.
Un état de collection peut être défini qui synthétisera les numéros manquants, reçus... L'état de collection peut être différent dans l'OPAC et dans l'interface bibliothécaire.
Le module lecteur permet de gérer les lecteurs « individuels », mais également les institutions et les familles.
Il comporte de nombreux champs administratifs permettant de gérer plusieurs adresses, téléphones...
Chaque lecteur est affecté à une catégorie. La catégorie de lecteur permet de :
Définir les ages mini-maxi d'adhésion.
Fixer le coût d'une réservation (lorsque c'est applicable dans la bibliothèque).
Définir les règles de circulation (voir module circulation).
La fiche lecteur de l'interface bibliothécaire permet en un coup d'oeil de voir :
La situation financière du lecteur.
Les réservations du lecteur, ainsi que ses emprunts en cours.
Ses coordonnées administratives.
De définir ses habilitations (pour les lecteurs bibliothécaires) et ses coordonnées électroniques.
Une note peut être attachée à chaque lecteur, qui apparaît lors de la circulation. Cela peut permettre de préciser des informations à donner au lecteur lors de son prochain passage.
Une note peut être attachée à chaque lecteur qui apparaît sur l'OPAC dès l'identification du lecteur. Cela permet par exemple de rappeler les horaires d'ouverture modifiés, ou bien les ouvrages à rapporter avant le départ de l'école...
Koha permet une habilitation sur l'annuaire LDAP pour les bibliothèques disposant d'un tel annuaire. Si l'authentification LDAP est activée, il est possible de reporter automatiquement les information de l'annuaire dans l'application.
Koha est un SIGB gérant les bibliothèques réparties en :
Plusieurs salles.
Plusieurs annexes.
Chaque exemplaire est donc rattaché à une annexe et le module circulation permet de :
Emprunter un ouvrage dans une annexe quelconque (pas uniquement celle à laquelle le lecteur est rattachée).
Rendre un ouvrage dans une annexe quelconque.
Réserver un ouvrage dans sa propre annexe ou une autre annexe. La réservation peut se faire sur un type d'ouvrage spécifique (monographie, cassette ...) ou bien sur le premier ouvrage disponible. Lorsqu'une réservation est faite sur un ouvrage disponible dans une autre annexe que celle du lecteur, celui-ci peut demander à ce que l'ouvrage soit transféré dans son annexe de rattachement. Le bibliothécaire de l'annexe de l'ouvrage est averti de la réservation et peut alors effectuer le transfert (physique et informatique).
Le prêt se fait par saisie du lecteur, puis du code barre du ou des exemplaires empruntés.
Saisie du lecteur : elle peut se faire à partir de son code-barre, dans le cas d'une carte lecteur, ou bien à partir de son nom. Si le lecteur est dans une situation « anormale » (dettes, retards...), une alerte en rouge est affichée à l'écran. Le bibliothécaire peut ensuite décider d'effectuer ou de refuser le prêt. Il peut également ouvrir la fiche du lecteur pour encaisser le paiement des dettes ou lui donner toutes précisions utiles sur sa situation (réservations, prêts en cours...).
Saisie de l'ouvrage emprunté : elle se fait à partir de son code-barre. La date de retour est automatiquement calculée en fonction du type de l'ouvrage emprunté, mais peut être forcée par le bibliothécaire. Si le lecteur emprunte plusieurs ouvrages simultanément, le bibliothécaire peut les saisir à la chaîne. Il peut également conserver la date forcée de retour d'une emprunt sur l'autre.
Si le prêt est impossible (par exemple : ouvrage non empruntable, ou bien code barre inconnu) il ne peut par être forcé.
Les règles de circulation peuvent être définies très finement pas la bibliothèque : pour chaque catégorie de lecteur, catégorie de document et annexe du document, la durée de prêt et le nombre maximal d'ouvrages empruntables peuvent être définis.
Mieux, les jokers sont disponibles, il est donc possible de paramétrer Koha pour répondre au besoin suivant « prêt de 5 livres maxi, de 3 CD maxi, et de 6 documents en tout ».
Pour les bibliothèques les plus exigeantes, des règles de circulation locales peuvent être définies en modifiant le code source de l'application : tout ce qui concerne le test de « prétabilité » a été modularisé et se trouve rassemblé dans une seule fonction très documentée.
Le retour se fait de manière extrêmement simple : il suffit de scanner le code barre de l'ouvrage qui est rendu. Si le lecteur est dans une situation « anormale » (dettes, retards...), l'information apparaît en face de l'information de l'ouvrage rendu.
Si l'ouvrage est réservé, le bibliothécaire est alors informé et peut valider la réservation, qui a pour effet de laisser l'ouvrage indisponible.
Les fonctionnalités de l'OPAC sont complètes :
Les lecteurs peuvent effectuer des recherches à partir d'une dizaine de champs (Titre, auteur, éditeur, ...) Comme dans l'interface bibliothécaire, ils peuvent ordonner les résultats selon plusieurs critères.
Les lecteurs (identifiés ou non) peuvent modifier la langue de l'interface de l'OPAC pour eux seuls. Cette modification disparaît à la fermeture du navigateur qui revient à la langue par défaut lors du prochain lancement.
Les lecteurs identifiés dans l'OPAC peuvent effectuer des réservations.
Si le document est présent dans la bibliothèque, il ne peut plus être prété (sauf si le bibliothécaire force le prêt).
Si le document est prété, un message apparaitra sur l'interface de circulation lors du retour. Elle permet au bibliothécaire de mettre le document de coté,
Les étagères virtuelles sont un mécanisme original de Koha. Chaque lecteur identifié peut créer une ou plusieurs étagères virtuelles dans lesquelles il peut « ranger » de manière permanente des documents.
3 types d'étagères sont disponibles :
Etagère privée : seul le créateur peut la visualiser et modifier son contenu.
Etagère publique : tous les lecteurs identifiés peuvent la visualiser, mais seul le créateur peut modifier son contenu.
Etagère « libre » : tout les lecteurs identifiés peuvent la visualiser et la modifier.
Le principe peut être utile par exemple à un professeur souhaitant orienter les recherches de ses élèves sur un sujet donné. Ou bien à une bibliothèque municipale souhaitant proposer des dossiers à thèmes pour une action culturelle ponctuelle.
Les lecteurs identifiés peuvent sélectionner des notices lors de leur recherche et les récupérer par mail sous forme lisible ou fichier iso2709. Les notices iso2709 peuvent être récupérées dans un logiciel bibliographique comme EndNote.
Koha est maintenant livré avec une aide en ligne, complète sur les parties paramétrage et OPAC, et qui sera complétée progressivement pour les autres modules.
Les fonctions d'import/export des notices fournies par la BDP se fait à l'aide de 2 outils distincts :
outil d'import des notices
outil de suppression d'un lot de notices
Ces outils sont en ligne de commande,[3] une documentation est fournie. Elle nécessite donc un accès ssh ou telnet.
Koha permet maintenant d'imprimer les codes barres à l'unité ou par lot, à partir des notices d'exemplaire (réimpression de code barre arraché ou abimé) ou à partir d'une numérotation séquentielle (premier catalogage).
L'architecture de Koha découpe le logiciel en 3 couches différentes :
la couche base de données, qui gère les accès SGBD
la couche traitement, qui gère les traitements demandés par l'utilisateur
la couche mise en forme, qui contient les modèles HTML de présentation.
L'interface du logiciel est donc entièrement personnalisable.
Plusieurs « thèmes » sont disponibles, et des OPAC aussi différents que ceux du CRM (http://catalogue.crm.paris4.sorbonne.fr) ou de Nelsonville (http://koha.athenscounty.lib.oh.us) sont réalisables simplement.
L'interface bibliothécaire utilise les feuilles de style (CSS). Elle est plus cohérente et plus aboutie que dans la version 2.0.
Les bibliothèques souhaitant tester Koha apprécieront trois nouveautés techniques :
La possibilité de sélectionner des fichiers à importer dans la base dès l'installation pour diminuer la charge de travail pour le paramétrage. Par exemple, il sera possible d'importer le framework pour les monographies, le framework pour les périodiques, des notices d'autorité... Des fichiers complémentaires pourront être fournis au fur et à mesure que les bibliothèques partageront leurs données et leurs paramétrages.
La possibilité de désinstaller l'application très rapidement (sous réserve de connaître le mot de passe « root » de mySQL).
La possibilité de « jouer » un scénario d'installation de manière automatique. Cette option intéressera les bibliothèques impliquées dans Koha et souhaitant tester les versions instables.
[1] NB : Koha permet la connexion simultanée à plusieurs serveurs. Il est donc possible d'en définir plusieurs pour augmenter les chances de succès de la recherche.
[2] Le délai est approximatif. Il est dû au temps nécessaire à la BNF pour cataloguer les nouveautés.
[3] La raison de ce choix est technique : avec une interface web, l'import est automatiquement interrompu par le système s'il dure trop longtemps. L'import n'est donc pas possible par ce biais.