Le module acquisitions permet de suivre les dépenses d’acquisition de la bibliothèque. Cependant, Koha n’est pas une application comptable, il ne bloque pas par conséquent les engagements financiers quand le solde est inférieur à zéro.
Avant toute utilisation du module des acquisitions, certains points sont à paramétrer :
les lignes de crédits : segmentation du budget total en lignes budgétaires
les devises : définir des taux de change
La définition des lignes de crédit s’effectue en fonction des « Types de document » définis (voir la description des modules de circulation). Il est possible de créer pour chaque type de document une ligne budgétaire. Chaque ligne de crédit a un code unique, limité à cinq caractères, qui l'identifie. Il faut choisir ses propres codes (par exemple LIVRE pour les monographies, REVUE pour les périodiques, AUDIO pour les documents audiovisuels, etc.). Le nombre des lignes budgétaires n’est pas limité. Les lignes de crédit qui ne correspondent plus aux besoins peuvent être détruites. Par ailleurs, les lignes de crédit peuvent être ignorées si les « Préférences Système » sont réglés sur acquisitions en mode « simple » (on a alors uniquement le budget total).Si la bibliothèque veut définir des lignes de crédit il faut choisir le mode « normal ».
Cliquer sur le lien « Paramètres », l’écran suivant apparaît :
Cliquer sur « Préférences Système ».
Ensuite, choisir « Editer » en face de la variable acquisitions[1] Enfin, opter pour l’option « normal » ou « simple » que le système propose.
Pour paramétrer les lignes de crédits, aller ensuite dans « Paramètres » cliquer sur « Lignes de crédits », une fenêtre de gestion de crédits s’affiche. La première fois qu’on accède à cette page, le logiciel demande d'ajouter la première ligne de crédit (écran de droite). En cliquant sur « Ajouter une ligne de crédit », l’écran de droite apparaît :
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Dans le champ « Ligne de crédit » saisir un code pour une ligne budgétaire et son nom complet dans le champ « Nom ». A titre d’exemple MONO pour les monographies, REV pour les périodiques, AUDIO pour les documents audiovisuels, etc. Lorsque les lignes de crédit sont créées, un lien vers une page permet de définir le budget de chaque ligne de crédit apparaît :[2]
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Cliquer sur « Ajouter un budget » et entrer ici les dates de début et de fin de l’année budgétaire et le montant de la ligne budgétaire spécifique. Il est recommandé de n'utiliser aucune abréviation pour les devises ou virgule lors de la saisie les chiffres (les virgules seront en effet converties en chiffres décimaux). Remarque : les dates ne seront pas sauvegardées correctement le choix de la forme des dates dans la section « Préférences Système » du module « Paramètres » n’a pas été fait avant de créer les budgets.
Dans la même ligne de crédit on peut définir plusieurs budgets. Ceci peut être intéressant pour pouvoir gérer et séparer des budgets supplémentaires du budget principal.
On peut créer un nombre illimité des lignes de crédit puis les supprimer en cliquant sur l’icône poubelle qui est affichée en face.
NB : le bouton « eff » en haut de la fenêtre est un bouton inutile.
Ici, il faut au moins indiquer la devise nationale, en lui donnant un nom (comme US Dollar ou Euro par exemple) et en fixant le « taux » à 1 (la devise nationale servira alors d’étalon pour les autres monnaies :
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Remarque : les noms des devises sont limités à 10 caractères.
Si la bibliothèque traite avec des fournisseurs qui facturent dans une autre devise, entrer le nom de la devise du fournisseur (par exemple PESO) et fixer le taux de change approximatif par rapport à la devise nationale. Le taux de change est utilisé pour calculer le solde des budgets d'acquisitions, lorsque la bibliothèque acquiert des documents en utilisant les acquisitions en mode « normal ».
NB : La fenêtre « Filtre » a pour vocation de limiter le nombre de lignes affichées à l'écran. Il est rare d’utiliser plus de 4 ou 5 monnaies, donc limiter la liste est inutile. C’est pourquoi elle va disparaître dans la prochaine version.
Pour commander, réceptionner, modifier une commande, voir les suggestions d’acquisition des lecteurs, le budget, etc., cliquer sur le module « Acquisitions » cette fenêtre s’affichera :
Il faut savoir que Koha n’est pas une application comptable, il ne bloque pas les engagements d’achat si le solde est inférieur à zéro.
Pour débuter une acquisition, que ce soit une commande, un achat direct ou un don, il faut d’abord rechercher un fournisseur dans la fenêtre précédente :
Si le fournisseur n’existe pas (lors de la première utilisation), la fenêtre suivante apparaît :
Cliquer simplement sur « Ajouter un fournisseur » : une fiche de renseignement (détails société, détails du contact, etc.) à remplir s’affiche :
Dans la rubrique « Etat actuel » valider l’option « actif » pour pouvoir établir des commandes puis cliquer sur « Enregistrer » pour enregistrer la fiche du fournisseur.
Avant de commander un document, il est possible de vérifier d’abord dans l’historique des commandes (sur la page d’accueil du module d’acquisition) si les titres voulus ont été déjà commandés. La recherche peut être effectuée par titre, par auteur ainsi que par fournisseur.
Autrement vérifier dans les paniers de chaque fournisseur en saisissant le nom du fournisseur et en cliquant sur « OK ».
Cliquer sur commande (l’enveloppe à l’écran). La rubrique « Information panier » s’affiche :
Elle permet d’ajouter une ligne de commande soit à partir d’une notice existante en cherchant par titre soit à partir des suggestions des lecteurs soit en faisant une nouvelle notice.
Exemple d’acquisition en recherchant une notice existante :
Si le titre recherché n’existe pas la fenêtre suivante s’affiche :
Le triangle permet de retourner dans la fenêtre « Information panier ».
A partir de cette fenêtre il est possible d’insérer une commande en cliquant sur le signe « + » :
A ce niveau, remplir le formulaire qui sera par la suite une notice primaire dans votre catalogue.
En cliquant sur « OK » la fenêtre « Information Panier » s’affiche de nouveau. Elle permet de visualiser le récapitulatif de la commande.
Il est possible de modifier certaines données (par exemple la quantité des documents) en cliquant sur le titre, trier l’ensemble des commandes effectuées chez le même fournisseur, les retirer (supprimer) et effectuer d’autres commandes. Sinon, cliquer sur « Fermer » dans l’écran « Information panier ».
Pour réceptionner une commande, recherche le fournisseur depuis la page d’accueil des acquisitions (voir le processus pour la commande).
Cliquer sur réception pour enregistrer les documents reçus. Le bouton « Visualiser » signifie que la commande a déjà été réceptionnée.
Remplir les données concernant la facture (écran de gauche) et enregistrer. L’écran de droite apparaît :
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Depuis l’écran de droite, saisir le titre ou l’ISBN du document reçu puis taper sur la touche « Entrée » du clavier.
Le résumé de la commande apparaît.
Cliquer sur « Enregistrer », la réception est enregistrée.
Cliquer sur le menu acquisitions pour revenir sur votre menu de départ.
Il est alors possible de faire le catalogage.
[1] Si la variable acquisitions n’existe pas parmi les variables des préférences système, vous pouvez la créer en cliquant en bas de la fenêtre sur le bouton « Ajouter une variable ».
[2] Il est également conseillé de paramétrer aussi les « Types de documents » auparavant si les lignes de crédits sont organisées en fonction du type de support.