L'ensemble du détail des structures MARC21 est disponible sur le site Internet de la Bibliothèque du Congrès de Washington.^[3]

Koha gère les formats UNIMARC et MARC21. Dans le menu « Paramètres », « Préférences systèmes », on détermine le format de travail retenu.

A l'installation de Koha, une grille UNIMARC ou, en l'occurrence MARC21 par défaut est installée. A partir de ces éléments, le groupe a déterminé un nombre de champs MARC21 indispensables récapitulés dans le tableau suivant :^[4]

La grille par défaut permet de décliner à l'envie une grille pour chaque type de document. On peut aisément créer une grille pour les monographies, une pour les thèses, une pour les enregistrements sonores, les vidéogrammes, etc.

Cependant la lecture des archives du site de Koha invite à ne pas trop développer des grilles différentes.^[5] Il est en effet plus facile de saisir une notice dans une grille complète et de laisser des champs vierges que de rajouter un champ en cours de catalogage dans une grille calibrée. D'autre part, la grille par défaut ne doit jamais être supprimée dans la mesure où elle sert de modèle.

Elles sont paramétrables dans Koha dans le menu Paramètre, Structure des autorités.

MARC21 structure les autorités selon le descriptif suivant :

Koha propose une grille autorité par défaut dans le menu « Paramètres » « Structure des autorités ». Selon le même principe que la grille de catalogage, on crée une nouvelle grille de saisie d'autorité en lui attribuant le libellé adéquat. Il faut ensuite dupliquer la structure MARC de la grille par défaut sur la nouvelle grille. On ne garde alors que l'étiquette MARC21 qui correspond au type d'autorité, tous les autres champs sont supprimés.

A ce stade on dispose des éléments de base pour cataloguer. Il convient maintenant d'affiner le paramétrage pour optimiser le catalogage.

L’information du type de document est saisie sur la notice bibliographique en champ 942 $c.

Cette information est ensuite nécessaire pour paramétrer les autorisations de prêts par type de document. Si la zone n’est pas renseignée, le document ne peut pas être prêté.

Les définitions des types de documents se font dans le menu « Paramètres », « Type de Document ».

Aller dans le menu « Paramètre », « Grille de catalogage », « choisir la grille ».

Aller dans le menu « Paramètres », « Grilles de catalogage ».

Cliquer sur « Structure MARC ».

Pour chaque étiquette MARC21, les informations suivantes peuvent être définies (en mode édition de chaque champ en cliquant sur le symbole du dossier) :

En choisissant l'option « Structure MARC » en regard de chaque étiquette, l'accès au paramétrage des sous-champs est activé.

Il faut ensuite cliquer sur l'icône « Editer » (le dossier) situé en bas de la liste des sous-champs, pour ouvrir un formulaire de saisie.

Il est possible d'activer chaque sous-champs en saisissant des valeurs supérieures à un dans l'onglet « activer ». Cela définit la position de chaque champ et sous champ dans la grille de catalogage. Tous les sous-champs d'une même étiquette que l'on souhaite activer doivent être localisés dans le même onglet.

Le champ de saisie « related fields », permet de définir pour un sous-champ donné une extension de la recherche publique et professionnelle vers d'autres sous-champs de même nature. Cela permet d'étendre une recherche auteur (champ 100) aux coauteurs (champ 700) et aux autres types d'autorités auteurs.

La case à cocher « cacher » permet d'autoriser ou non l'affichage d'une valeur à l'OPAC. L'affichage reste cependant toujours actif en mode professionnel.

La case à cocher « URL » active la valeur du sous champ en lien hypertexte.

Enfin, il est possible d'octroyer à un sous-champ trois contraintes qui limitent la possibilité de saisie des valeurs.

L'onglet « valeur autorisée » renvoie à des listes de termes autorisés pour certains types d'informations. Le sous-champ $a de l'étiquette langue 041, langue du document peut être lié ainsi à une table des codes langues. L'objectif étant de faciliter la saisie en la rendant semi-automatique. Les listes des valeurs autorisées doivent être au préalable définies dans le menu « Paramètres », « Valeurs autorisées ». A ce stade, il faut saisir manuellement l'ensemble des valeurs que l'on souhaite utiliser en catalogage.

L'onglet « thésaurus » relie un sous-champ à une autorité préalablement définie (en mode Paramètres, Structure des autorités).

L'onglet « module d'extension » permet d'allouer des plugins UNIMARC à un sous champ afin d'en faciliter la saisie en catalogage. On peut ainsi automatiser par un formulaire la saisie des données codées. L'utilisation de ces plugins est conseillée pour un travail en mode UNIMARC.

Le paramétrage des grilles catalogages et autorités effectué, le système se retrouve avec deux ensembles de données séparées : les notices bibliographiques et les notices autorités. Pour que le système soit opérationnel, aussi bien en recherche documentaire qu'en catalogage, ces deux ensembles doivent être liés. D'une manière générale, les différents formats MARC ont prévu ce lien, mais dans le cas de Koha, il faut avoir recours à un paramétrage spécifique.

Koha gère les liens entre les notices bibliographiques et les notices d'autorités par l'intermédiaire d'un sous champ $9.

Dans chaque champ MARC21 de la notice bibliographique qui accueille une autorité, il faut rajouter un sous-champ $9 qu'il faut absolument nommer (Numéro d'autorité Koha par exemple), au risque de ne pouvoir enregistrer la création du champ. Ce sous-champ Koha, gère le lien entre la notice bibliographique et l'autorité en récupérant le numéro d'autorité. Le sous-champ $9 doit être nécessairement activé dans le même onglet que le sous-champ contenant l'autorité.

Chaque sous-champ d’une étiquette liée à une autorité doit être paramétré pour pointer sur l’autorité adéquate. Par exemple, le sous champ $a de l’étiquette 100 nom de personne doit pointer l’autorité des noms de personnes physiques dans l’onglet autorité pour que le lien notice bibliographique/notice autorité soit opérationnel.

La cote du document n’apparaît pas d’emblée sur la notice d’exemplaire. Nous avons rajouté un sous champ $a dans le champ 952 du MARC21, étiquette qui permet de gérer l’exemplaire. Ce sous champ a été attaché au lien Koha « items.itemcallnumber » et est géré dans l’onglet 10.

Quand une notice bibliographique est enregistrée, Koha propose un formulaire pour la saisie des informations d’exemplaire. Le paramétrage précédent permet d’afficher directement dans le champ cote l’indice Dewey de la notice bibliographique. Il suffit ensuite de compléter le champ par les premières lettres du nom de l'auteur ou du titre pour établir une cote. Il faut au préalable paramétrer la variable itemcallnumber (Paramètres, Préférences système, itemcallnumber) pour changer sa valeur initiale 676a (indice Dewey de l’UNIMARC) en 082a (indice Dewey du MARC21). On indique ainsi au système dans quel champ de la notice bibliographique il doit récupérer l’indice Dewey.

Les différents modules de Koha proposent l’affichage des notices sous forme ISBD. Cependant le paramétrage permettant la correspondance des champs MARC21 avec les zones ISBD fait défaut. Il faut donc le paramétrer dans le menu « Paramètres », « Préférences système », « ISBD ».^[7] Dans la zone valeur de la variable, il faut saisir les informations que l’on souhaite voir à l’affichage ISBD. Nous proposons un schéma opérationnel pour l’ISDB :

Ce schéma fonctionne si la zone variable est renseignée avec la valeur « Textarea ».

L’affichage ISBD selon ce paramétrage est le suivant :

Le module de catalogage propose un sous menu offrant la recherche professionnelle dans le catalogue, l'ajout de notice, le traitement des périodiques, et la gestion des étagères virtuelles.

La recherche professionnelle permet d'identifier un document dans la base pour effectuer un travail de maintenance sur la notice bibliographique : correction, exemplarisation, suppression, contrôle des autorités.

L'onglet ajout de notice est explicite, il permet d'accéder à la fenêtre suivante.

Le logiciel propose une recherche préalable par ISBN ou par titre du document que l'on souhaite ajouter. Le document peut être soit :

En fonction du résultat de la recherche, les actions à mener diffèrent. Un document présent dans la base peut être ouvert pour modification ou dupliqué pour créer un nouveau document à partir de la notice trouvée. Un document signalé dans le réservoir de notice, c'est à dire provenant d'une importation d'un lot de notices au format ISO 2709, peut être ajouté dans la base. L'ajout ouvre la notice bibliographique dans la grille de catalogage par défaut pour modification, le contrôle des autorités et l'ajout d'exemplaires.

Exemple d'une grille de catalogage ouverte pour modification.

Exemple d'un d'enregistrement des données exemplaires après l’ajout de la notice dans la base de notices bibliographiques

Si le document est inexistant, Koha propose l'ajout d'une nouvelle notice en autorisant le choix de la grille de catalogage.

A ce stade deux options existent : soit le catalogueur saisit manuellement l'ensemble des données bibliographiques, soit il lance une requête sur les serveurs Z 3950 pour récupérer la notice bibliographique recherchée.

Le module de catalogage est simple d'utilisation pour peu que l'on sache à quel type d'information bibliographique correspond un champ MARC21 ou UNIMARC. Pour faciliter le catalogage, les formats MARC peuvent être rendus transparents en affichant un masque de saisie en langage « humain ». Cette option est paramétrable dans le menu « Paramètres », « Gestion des préférences systèmes », « Marc », « option éditer ». La valeur choisie doit être « NON ».

La grille de catalogage est alors visible sous la forme suivante :

La gestion des autorités et leurs relations avec la notice bibliographique est facile si l’on sait devoir utiliser un sous champ $9 dans la notice bibliographique, ce paramétrage est spécifique à Koha. On notera que la création des autorités est grandement facilitée par la copie de la grille autorité par défaut.

A ce stade, deux questions restent en suspens : comment utiliser deux fois le même type d’autorité sans en dupliquer la valeur ? Nous avons constaté qu’en dupliquant un champ d’autorité dans une notice bibliographique, la valeur de ce champ était également dupliquée. Si on modifie la valeur dans le champ dupliqué, la valeur du champ d’origine est également dupliquée. Il s’agit sans doute d’un paramétrage à approfondir.

La seconde question concerne les notices importées qui n’ont pas leurs autorités automatiquement importées ou créées dans la base. Il faut dès lors les créer manuellement. Le problème est également rencontré en mode catalogage, puisque la saisie d’une autorité dans la notice bibliographique n’est autorisée qu’à la condition que l’autorité ait été préalablement créée. La fenêtre de gestion des autorités qui s’ouvre en mode catalogage ne permet pas la création mais uniquement la récupération. Cela implique que les autorités doivent être créées avant de cataloguer. L’importation de notices autorités n’est pas possible actuellement. Il existe cependant un outil pour créer les autorités à partir du catalogue. Il s’agit d’un script que l’on doit adapter à ses besoins.^[8]

Tout abonnement doit se faire à partir d'une notice bibliographique préalablement saisie en module catalogage. Le menu des périodiques permet de paramétrer l'abonnement : le fournisseur, la durée d'abonnement, la personne responsable des abonnements. La saisie des informations d'abonnement est extrêmement complexe mais permet d'établir des grilles de bulletinage selon un modèle prédictif. A ce sujet l'aide en ligne de Koha permet de paramétrer les données propres à chaque type d’abonnement.

Ci-dessous, une copie de l’aide en ligne de Koha pour le paramétrage d’une grille de bulletinage:

Aide de Abonnement Périodiques Ajouter et modifier

Bloc d'information d'abonnement

Comporte le nom du bibliothécaire qui a créé l'abonnement, le nom du fournisseur qui procure l'abonnement, le prix et le budget affecté. Comporte aussi le titre de la notice concernée par l'abonnement

Bloc d'information sur le calendrier

Contient des informations diverses pour calculer les dates d'arrivée

Durée d'abonnement

Un champ de ce bloc doit être rempli : la durée de l'abonnement peut être calculée en semaines, mois ou nombre de numéros à recevoir

Calcul de la numérotation

Le numéro des bulletins reçus peut être une formule complexe. La formule peut contenir n'importe quel texte et/ou chiffre. {X} {Y} et {Z} sont particuliers. Vous pouvez les utiliser pour définir une formule de calcul. Les valeurs de XYZ sont calculées de la manière suivante :

Exemple

Etudier la formule N°{X}/{Y}.

Donnera les numéros de parution suivants

N°2004/1, N°2004/2, N°2004/3, N°2004/4, N°2005/1, N°2005/2, N°2005/3, N° 2005/4, N°2006/1

Note : lorsque vous ajoutez un abonnement, Koha considère que vous avez déjà passé la commande où que vous allez le faire bientôt. Aussi, AUCUNE information n'est envoyée vers le module acquisition.Ca n'est pas le cas quand l'abonnement arrive à expiration.

Le menu des paramètres permet de configurer les serveurs Z 3950 pour la récupération des notices à la volée en mode catalogage. Les tests d'importation via un serveur Z 3950 ont été réussis avec succès, à l'exception des notices en UNIMARC provenant de la BnF. En effet Koha étant paramétré pour supporter le MARC21, il ne peut récupérer des notices dans un autre format. Toutefois, seul le serveur de l'Open University a été pleinement opérationnel. Celui de la Library of Congress a fonctionné épisodiquement. Celui de la Bibliothèque nationale de France fournit des notices en UNIMARC quand la connexion est établie et Koha ne peut gérer l'importation de l'UNIMARC vers le MARC21. Il n'y a pas de tables de correspondances.

L'option import du module paramètre gère l'importation de notice selon la norme ISO 2709. Nous avons testé un import d'un lot de notices fournies par Electre. Le fichier Electre a été enregistré en MARC21 puis généré en format ISO 2709 pour l'import. Koha propose un système de chargement du fichier ISO de type upload (un champ de formulaire avec un bouton parcourir). Le fichier doit ensuite être nommé et on choisit le type de format MARC pour l'importation, en l'occurrence MARC21. La procédure est validée par le bouton import.

Les notices bibliographiques importées sont stockées dans un réservoir. Ce réservoir n'est pas directement visible, il faut recourir à l'option d’ajout notice du module de catalogage pour rechercher les titres du réservoir et les ajouter dans le catalogue afin de les exemplariser.

L'import d'un lot de notices provenant de WINISIS a échoué. Le système nous informe que les notices ne sont pas au format MARC ou qu'il manque l'ISBN. Pour résoudre cette difficulté, il faut étudier la structure de la base WINISIS d'origine et établir une table de correspondance entre les champs spécifiques à WINISIS et le MARC21. Certains travaux faisant état de ce problème sont répertoriés dans les listes de discussions de Koha.^[9] Par contre il faut autant de tables de correspondances qu'il y a de pratiques différentes de catalogage avec WINISIS.

Ci joint une copie d’un script pour basculer d’une base CDS/ISIS en MARC21 via du XML par M. Baiju.