Avant la première utilisation du module prêt, celui-ci doit être paramétré. Pour accéder aux Paramètres, cliquer sur le lien du même nom :
Les paramètres qui nous intéressent ici sont « Types de document », « Catégorie de lecteur » et « Règles de prêt ».
Cliquer d’abord sur « Types de document » dans l’écran des paramètres.
L’écran suivant apparaît :
Les types de document sont très importants pour contrôler le fonctionnement de Koha car :
les lecteurs peuvent chercher par types de document,
les règles de prêt sont établies par types de document, par types de lecteurs et par sites.
Déterminer les types de document est l'une des premières choses à faire après l'installation du logiciel Koha.
Il est possible de paramétrer autant de types de document (périodique, monographie, DVD, etc.) que souhaité. Pour cela il suffit de cliquer sur « Ajouter un type de document ». L’écran suivant apparaît :
Il est alors possible de remplir 4 champs et une case à cocher :
Le premier champ « Type de document » correspond au code du document (il s’agit de quatre lettres en majuscules correspondant au type de document. Exemple : pour les monographies, on peut écrire MONO)
Le second, « Description », correspond à l’intitulé exact du type de document. Exemple : Monographie
Les troisième et quatrième, facultatifs, permettent de mentionner le nombre de renouvellements autorisés et le coût du prêt (dans une devise prédéfinie) si celui-ci est payant
La case à cocher « Exclu du prêt » empêche le document d’être prêté.
Une fois les données renseignées, cliquer sur « OK » pour valider.
Pour modifier les paramètres d’un type de document (pour l’exclure du prêt, par exemple), cliquer sur le dossier dans la colonne « Editer » de la page « Gestion des types de documents ».
Pour supprimer un type de document, cliquer sur la poubelle dans la colonne « Supprimer ».
Pour définir les différents types de lecteurs, cliquer d’abord sur « Catégories de lecteurs » dans l’écran des paramètres :
Ce paramètre permet de créer autant de catégories de lecteurs que souhaitées. Les enfants et les collectivités disposent d’un symbole spécifique (C pour les enfants ; I pour les collectivités) à utiliser dans le champ code.
Il faut impérativement créer en premier cette catégorie en tapant I ou C dans le premier cadre de recherche puis cliquer sur « OK »
A partir de là, il est possible d’ajouter une catégorie collectivité ou enfant. Si ce n’est pas fait, lorsque l’on cherche à rajouter une collectivité dans le module lecteur, la validation ne se fera pas, le logiciel demandera le prénom et le sexe de la collectivité !
Pour définir de nouvelles catégories de lecteurs, cliquer sur le bouton « Ajouter une catégorie ». Apparaissent alors 8 champs à remplir, ils permettent de définir différents droits pour différentes catégories de lecteurs. Seuls 3 d’entre eux sont obligatoires :
Le « Code catégorie », obligatoire, comprend deux caractères à définir par le bibliothécaire (par exemple E1 pour les étudiants de 1er cycle)
Le champ « Description », obligatoire, correspond à l’intitulé complet de la catégorie (ex : Etudiants de 1er cycle)
Le champ « Durée d’inscription », facultatif, indique le nombre d’années durant lequel le lecteur est inscrit (exemple : 1 an pour un étudiant et 10 ans pour un enseignant)
La « Limite d’âge supérieure », obligatoire, indique l’âge maximum pour emprunter (on peut indiquer 999 si on ne souhaite pas qu’il y ait de limite d’âge supérieure)
L’« Age requis », facultatif, indique l’âge minimum pour emprunter un document
Les « Frais d’inscription » à la Bibliothèque (facultatif)
La « Note de retard demandée » (facultatif) : répondre par oui ou par non
Les « Droits de réservation », facultatif, indiquent le montant à payer par réservation, si un tel droit est en vigueur dans la Bibliothèque
Cliquer d’abord sur « Règles de prêt » dans l’écran des paramètres :
Cette rubrique permet de définir les règles de prêt, concernant à la fois la durée du prêt, la quantité d’ouvrages à emprunter et les pénalités de retard. Ces dernières peuvent être définies en fonction du type de document et du type de lecteur.
Les types de document et les catégories d'emprunteurs doivent être définis avant de déterminer les règles de prêt. Les types de documents et de lecteurs sont alors affichés dans une grille sur cet écran. Attention, la rubrique avec une * qui se crée automatiquement doit être remplie sinon lorsque le lecteur voudra emprunter un document, Koha indiquera sur sa fiche qu’il a emprunté trop de documents même s’il n’en a aucun en cours.
Pour paramétrer le prêt, il faut remplir chaque case avec la durée du prêt et le nombre maximum de prêts.
Exemple : 21,7 signifie que l’on peut emprunter des cartes pendant 21 jours et que le prêt est limité à 7 documents. Si rien n’est défini la valeur par défaut est 21,5
Chaque cellule doit être remplie avec l'amende, l'échéance et la durée des charges. Ainsi 1,7,7 signifie que l’utilisateur doit 1 Euro d'amende payable au bout de 7 jours, par tranches de 7 jours.
Il est également possible de sélectionner une annexe ou une section si l’on ne souhaite pas appliquer les mêmes règles de prêt aux différentes annexes.
Lorsque un ouvrage est emprunté, cliquer sur l’onglet « Prêt » ou sur le module de prêt depuis la page d’accueil.
La rubrique d’aide indique qu’« avant de commencer, il est très important de vérifier le site et l'imprimante choisis et les changer si nécessaire. Cela devra être fait seulement la première fois que vous ferez du prêt (ou des retours) à partir d'un poste de travail, ensuite un cookie du navigateur mémorisera le réglage correct. Si vous faites des prêts dans un mauvais site, alors Koha modifiera la localisation temporaire de tous les exemplaire scannés, et les statistiques seront erronées ».[10]
Le prêt est simple et peut être intégralement réalisé à l’aide d’une douchette, que ce soit pour les sorties ou les retours.
Le module de prêt propose trois options : « Sorties », « Retours » et « Transferts ».
« Les sorties » permettent de prêter un document. Cliquer sur « Sorties » pour y accéder. La page des « Sorties » se présente ainsi :
Taper le code à barres du lecteur ou son nom pour trouver son compte.
Lorsque Koha a trouvé le lecteur, une nouvelle case permet de scanner ou de taper l’identifiant du document (en général un code à barres) :
Si l’on souhaite que ce document et les documents suivants de cette transaction aient une date de retour autre que celle définie par défaut pour ce type de document, utiliser la case à cocher « Date de retour manuelle » pour choisir une date de retour définie par le bibliothécaire avant de douchetter le premier document.
Les retards sont signalés en dessous de la rubrique « Catégorie » mais aucune typographie particulière ne les signale.
Si le prêt se déroule normalement, l’emprunt apparaîtra immédiatement, en bas de la page, avec les autres emprunts du lecteur. Pour faire un autre prêt il suffit de douchetter le code à barres du nouvel ouvrage dans « Code à barres de l’exemplaire ».
Si le prêt pose problème, alors un pavé rouge apparaît et le logiciel demande de confirmer le prêt :
Si le prêt est possible mais nécessite confirmation (comme pour un document réservé), il est alors possible de confirmer ou infirmer le prêt. On peut donc forcer un prêt dans certain cas, mais pas en cas de dépassement du nombre de prêts.
Pour accéder à la fiche du lecteur et la modifier, il faut cliquer sur « Détail » puis sur « modifier » dans la partie « Information lecteur »
Pour enregistrer le retour d’un document à la bibliothèque, cliquer sur le bouton « Retours » :
Pour effectuer le retour, entrer le code à barre du document et valider : le retour est alors effectué. La carte du lecteur n’est pas nécessaire (pour effectuer un nouveau retour, il suffit de répéter l’opération).
L’écran qui apparaît permet d’accéder à la fiche du lecteur ou du document rendu en cliquant sur les liens bleus :
En ce qui concerne la réservation d’un document, elle s’effectue à partir de l’OPAC par le lecteur (voir la description de l’OPAC dans ce manuel). Le personnel est informé lorsque l’ouvrage revient à la bibliothèque et la place dans la liste d’attente est spécifiée. Il est alors possible de cliquer sur la fiche du lecteur qui attend l’ouvrage et de mettre une note qui apparaît à l’écran lorsque celui-ci vient emprunter :
Pour inscrire un nouveau lecteur à la Bibliothèque ou pour rechercher la fiche d’un lecteur, cliquer sur l’onglet « Lecteurs » en haut de l’écran ou choisir le module « Lecteurs » sur la page d’accueil. La page suivante apparaît :
Koha propose 3 options dans la rubrique lecteurs : « Recherche lecteurs », « Ajout lecteur » et « Ajout collectivité ».
Cette fonctionnalité permet de rechercher un lecteur. Pour cela, saisir le nom du lecteur, une partie du nom, ou son numéro de carte et appuyer sur la touche « Entrée » du clavier. Il est également possible d’utiliser l’index alphabétique des noms des lecteurs. Dans ce cas, on obtient une liste de personnes dont le nom de famille commence par telle lettre avec les informations suivantes : numéro de carte, nom et prénom du lecteur, catégorie, adresse postale, nombre de retards et de prêts, frais d’inscription et des « notes » sur le lecteur.
Une fois le lecteur sélectionné (en cliquant sur son nom), on obtient sa fiche qui peut être modifiée ou supprimée. Il est également possible de modifier le mot de passe du lecteur, ses prêts, d’ajouter un enfant, de définir ses droits (du simple lecteur à l’administrateur) ou d’imprimer la fiche du lecteur et ses retards.
Exemple de fiche d’un lecteur :
Cliquer sur « Ajout lecteurs ». La page suivante apparaît :
Tous les champs avec astérisque (numéro de carte, nom, adresse, ville) doivent être obligatoirement remplis, sinon une erreur s’affichera et l'enregistrement ne pourra pas être effectué. On ne peut donc pas valider l’inscription.
Deux lecteurs ne peuvent pas avoir le même numéro de carte et l’erreur est signalée lors de l’enregistrement.
Outre les champs obligatoires, remplir les champs selon les besoins et faire les commentaires souhaités dans la partie « Utilisation de la bibliothèque ».
Lorsque la fiche lecteurs est remplie cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Dans la partie « Utilisation de la bibliothèque » tous les intitulés n’ont pas été traduits :
Gone no adress = parti sans laisser d’adresse
Debarred = exclu
Lost = perte de la carte de lecteur
Les champs identifiant et mot de passe définissent les identifiants du lecteur dans l’OPAC qui lui permettent d’accéder à son dossier personnel. Ils ne sont communiqués au lecteur que si la Bibliothèque le souhaite (le lecteur pourra alors accéder ou non à son compte lecteur). Ils peuvent être créés ou modifiés seulement après que la fiche du lecteur ait été enregistrée.