Ce module est celui qui permet d’établir des statistiques.
Pour accéder à ce module cliquer sur « Bilans » depuis la page d’accueil ou sur le bouton du même nom dans la barre en haut de l’écran présente sur toutes les pages du logiciel. L’écran suivant apparaît :
4 pavés sont visibles à l’écran
- Le premier permet de personnaliser ses calculs statistiques, de développer ses propres indicateurs :
« Assistant de bilan »
- Les trois suivants sont plus faciles à manipuler, ils proposent des indicateurs préétablis :
« Les plus »
« Les moins »
« Autres bilans »
L’assistant permet de faire ses propres tris et statistiques à partir de 4 modules de Koha : acquisitions, lecteurs, catalogue et prêts.
Cliquer sur les liens en bleu pour y accéder.
Il est possible de croiser deux données, l’une en ligne, l’autre en colonne, pour générer un tableau. Pour cela sélectionner deux données (définies dans la colonne « Titre ») en en cochant une dans « Ligne » et une dans « Colonne » :
Les données qui peuvent être utilisées pour faire des tris croisés sont :
La date de la commande du document (cliquer sur le calendrier pour définir la période de référence)
La date de réception
Le fournisseur
Le budget
S’ajoutent 2 clefs de tris qui permettent de sélectionner d’autres données
Le pavé valeur de cellule permet de définir si le logiciel doit compter le nombre des documents ou leurs valeurs monétaires (« Montant »).
Une fois les choix de tris effectués, cliquer sur « OK », le logiciel affiche un tableau présentant les données retenues et les totaux en ligne et en colonne.
La procédure est la même que pour les acquisitions. Les données qui peuvent être triées sont :
La catégorie des lecteurs
Leur code postal
La procédure est la même que pour les acquisitions. Les données qui peuvent être triées sont :
L’indice (Dewey, CDU, etc.)
Le type de document
L’éditeur
L’année de publication
Le site d’affectation
La localisation
Cliquer sur les liens en bleu pour y accéder.
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La liste des usagers sans prêt peut se limiter entre 5 et tous les usagers n’ayant pas emprunté (choisir le nombre dans le menu déroulant).
Il est possible d’affiner les résultats en choisissant :
Les lecteurs n’ayant pas emprunté une certaine catégorie de documents[11]
Les lecteurs n’ayant pas emprunté appartenant à une certaine catégorie de lecteur
Dans ce cas, choisir l’option retenue dans la colonne « Par » et indiquer le code correspondant (à telle catégorie d’emprunteur ou à telle catégorie de document) dans la colonne « Filtre ».
Cliquer sur « OK » pour afficher les résultats
Cliquer sur les liens en bleu pour y accéder.
Il est possible de dresser un inventaire des collections de la Bibliothèque par cote (entre les indices 000 et 999 de la classification Dewey par exemple) et de choisir le nombre d’exemplaires affichés.
Cet outil statistique permet d’afficher pour une annexe donnée (choisie dans le menu déroulant) le nombre de documents appartenant aux différentes catégories de documents existantes.
La page de résultats apparaît en cliquant sur « OK » :
Par exemple, ici, la Bibliothèque centrale comprend 12 monographies.
Cliquer sur les liens en bleu pour y accéder.
En cliquant sur ce lien on a directement accès au tableau des amendes payées la veille.
Ici on a accès au récapitulatif des amendes payées le jour même.
En cliquant sur ce lien, on obtient immédiatement la liste des lecteurs ayant des retards dans le retour des documents.
Pour visualiser tous les prêts, ne pas renseigner les champs.
Il est possible d’affiner les résultats par catégorie de lecteur ou par annexe.
En cliquant sur « OK », les résultats apparaissent :
Cet outil statistique permet de connaître la durée moyenne des prêts en croisant deux données parmi les suivantes :
La date du prêt (renseigner la période de référence et sélectionner l’affichage dans le menu déroulant « par » : jour, mois ou année)
La date de retour (renseigner la période de référence et sélectionner l’affichage dans le menu déroulant « par » : jour, mois ou année)
La catégorie de lecteurs
Le type de document
Le site
La sortie ou l’affichage des résultats peut se faire à l’écran, dans le navigateur, ou dans le tableur de la suite bureautique libre OpenOffice (cliquer dans le pavé la case à cocher « Sortie » pour faire le choix d’affichage des résultats)[12]. Il est donc recommandé d’installer ce logiciel afin de pouvoir exploiter les résultats obtenus dans le tableur, élaborer des graphiques, etc.
[11] Cette fonctionnalité n’est à l’heure actuelle pas disponible : il est impossible de la définir, le champ étant absent dans la colonne « Filtre ».
[12] Cette exportation n’est pas possible pour tous les types de rapport. Quelques statistiques produites grâce au pavé « Autres bilans » ne peuvent par exemple pas être exportées vers Open Office.